NABIRE – Pemerintah Provinsi Papua Tengah melalui Biro Umum Sekretariat Daerah menggelar Sosialisasi Tata Cara Implementasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan di lingkungan pemerintah daerah Provinsi Papua Tengah.
Kegiatan tersebut berlangsung selama tiga hari, mulai Selasa hingga Kamis, 1–3 September 2026, bertempat di Ballroom Kantor Gubernur Papua Tengah.
Sosialisasi dibuka secara resmi oleh Staf Ahli III Gubernur Papua Tengah Bidang Pemerintahan, Politik, dan Hukum, Marthen Ukago, yang hadir mewakili Gubernur Papua Tengah.
Dalam sambutan Gubernur yang dibacakannya, Marthen Ukago menegaskan bahwa penyelenggaraan pemerintahan yang baik tidak hanya ditentukan oleh kebijakan dan program pembangunan, tetapi juga sangat ditunjang oleh tertib administrasi pemerintahan.
Menurutnya, setiap surat, dokumen, keputusan, laporan, dan arsip yang dihasilkan pemerintah merupakan bagian dari rekam jejak penyelenggaraan pemerintahan. Karena itu, tata naskah dinas dan kearsipan tidak boleh dipandang sekadar sebagai urusan administratif.
“Tata naskah dinas dan kearsipan bukan sekadar urusan administratif, tetapi merupakan bagian penting dari akuntabilitas, kepastian hukum, transparansi dan kualitas pelayanan pemerintahan,” demikian pesan Gubernur yang disampaikan Marthen.
Ia mengatakan, sebagai provinsi yang relatif baru, Papua Tengah memiliki tanggung jawab untuk membangun sistem administrasi pemerintahan yang tertib dan profesional sejak awal.
Untuk itu, diperlukan standar dan pemahaman yang sama dalam penyusunan, penggunaan, pengendalian, pengamanan hingga penyimpanan dokumen pemerintahan.
Selain itu, pengelolaan arsip juga harus mendapat perhatian serius. Arsip, kata dia, merupakan sumber informasi pemerintah yang dapat menjadi bahan pengambilan keputusan, bukti pertanggungjawaban sekaligus bagian dari memori kelembagaan pemerintah daerah.
Gubernur berharap seluruh peserta, khususnya sekretaris OPD dan kepala bagian atau pejabat yang membidangi administrasi umum, tidak hanya memahami ketentuan yang disampaikan selama sosialisasi, tetapi juga mampu mengimplementasikannya secara nyata di lingkungan kerja masing-masing.
“Jangan sampai terdapat ketidaktertiban dalam pengelolaan surat maupun arsip yang tidak dapat ditemukan ketika dibutuhkan,” tegasnya.
Dalam kesempatan tersebut, Gubernur juga menyampaikan mekanisme terkait penandatanganan surat di lingkungan Pemerintah Provinsi Papua Tengah. Setiap surat yang akan diproses terlebih dahulu diarahkan melalui mekanisme yang telah ditetapkan untuk dilakukan pemeriksaan dan koreksi terhadap format serta sistematika surat sesuai ketentuan yang berlaku.
Langkah tersebut diharapkan dapat meningkatkan efektivitas sekaligus menghemat waktu dalam proses administrasi pemerintahan.
Gubernur juga meminta seluruh peserta mengikuti sosialisasi dengan sungguh-sungguh, aktif berdiskusi serta menyampaikan berbagai persoalan yang selama ini dihadapi di unit kerja masing-masing.
Kegiatan ini diharapkan menjadi momentum untuk menyamakan persepsi sekaligus meningkatkan kapasitas aparatur dalam melaksanakan administrasi pemerintahan.
Tidak berhenti pada sosialisasi, Gubernur meminta Biro Umum Setda Provinsi Papua Tengah melanjutkan kegiatan tersebut melalui pembinaan, pendampingan, monitoring dan evaluasi secara berkala kepada seluruh perangkat daerah.
Dengan demikian, hasil sosialisasi diharapkan benar-benar berdampak terhadap peningkatan kualitas administrasi pemerintahan dan mendukung tata kelola pemerintahan yang efektif, efisien, profesional, transparan dan akuntabel.
Lebih lanjut, Gubernur menekankan bahwa ukuran keberhasilan sebuah organisasi perangkat daerah bukan hanya dilihat dari kelengkapan dokumen.
“OPD yang sehat bukan hanya OPD yang dokumennya lengkap, tetapi OPD yang mampu menunjukkan bahwa dokumen tersebut benar-benar digunakan dalam proses kerja,” pesannya.
Karena itu, evaluasi administrasi pemerintahan menurutnya perlu melihat tiga aspek, yakni dokumen tersedia, proses dilaksanakan, dan hasil dapat dibuktikan.
Diikuti 182 Peserta
Sementara itu, Kepala Bagian Administrasi Pimpinan Biro Umum Setda Papua Tengah, Maikel Yowan Danomira, dalam laporannya mengatakan kegiatan tersebut diselenggarakan sebagai upaya meningkatkan pemahaman dan keseragaman aparatur sipil negara dalam penerapan tata naskah dinas serta pengelolaan arsip.
“Kegiatan ini diselenggarakan oleh Biro Umum Sekretariat Daerah Pemerintah Provinsi Papua Tengah sebagai upaya meningkatkan pemahaman dan keseragaman aparatur sipil negara dalam penerapan tata naskah dinas serta pengelolaan arsip,” jelas Maikel.
Ia menyebutkan, kegiatan tersebut memiliki sejumlah tujuan, di antaranya meningkatkan pemahaman ASN terhadap ketentuan tata naskah dinas dan kearsipan, meningkatkan tertib administrasi serta pengelolaan arsip pada perangkat daerah, mewujudkan keseragaman dalam penyusunan, pengelolaan dan pengendalian tata naskah dinas, serta mendukung penyelenggaraan pemerintahan yang efektif, efisien dan akuntabel.
Menurut Maikel, sosialisasi tersebut diikuti 182 peserta, yang terdiri dari 150 peserta dari perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi Papua Tengah serta 32 peserta dari sekretariat daerah kabupaten se-Provinsi Papua Tengah.
Peserta dari perangkat daerah terdiri atas sekretaris dinas, kepala bagian serta kepala subbagian yang membidangi administrasi umum dan kearsipan. Sementara peserta dari kabupaten merupakan kepala bagian umum dan kepala subbagian pada sekretariat daerah kabupaten di seluruh Provinsi Papua Tengah.
Untuk mendukung efektivitas penyampaian materi, para peserta dibagi berdasarkan perangkat daerah masing-masing selama tiga hari kegiatan.
Adapun materi yang diberikan mencakup kebijakan dan implementasi tata naskah dinas, pengelolaan persuratan, pengelolaan arsip, pemberkasan, penyimpanan dan penyusutan arsip, hingga pengelolaan dokumen dan arsip secara elektronik.
Maikel berharap seluruh peserta dapat mengikuti kegiatan dengan sungguh-sungguh dan aktif dalam diskusi sehingga pengetahuan yang diperoleh dapat langsung diterapkan di perangkat daerah masing-masing.
Sosialisasi ini diharapkan menjadi salah satu langkah Pemerintah Provinsi Papua Tengah dalam membangun budaya administrasi pemerintahan yang tertib, terstandar dan berbasis pengelolaan dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan. (MB)
